Phần lớn rắc rối sau khi làm website không đến từ thiết kế mà từ hai thứ ít ai hỏi khi ký hợp đồng: tên miền đứng tên ai, và website đang nằm ở đâu. Khi đổi đơn vị làm web hoặc đơn vị cũ ngừng hoạt động, hai câu này quyết định bạn còn giữ được website hay phải làm lại từ đầu. Bài này nói đủ điều chủ doanh nghiệp cần nắm, không cần hiểu kỹ thuật.
Tên miền là gì và vì sao phải đứng tên bạn
Tên miền là địa chỉ khách gõ (tencongty.vn). Nó được thuê theo năm từ nhà đăng ký, và người đứng tên trong hồ sơ đăng ký là chủ sở hữu thật sự, không phải người trả tiền. Nếu đơn vị làm web đăng ký tên miền bằng tài khoản của họ, về mặt pháp lý tên miền là của họ; đổi đơn vị là đổi địa chỉ, mất luôn thứ hạng Google và mọi tấm danh thiếp đã in.
Việc cần làm: tên miền đăng ký bằng tài khoản của công ty bạn, email nhận thông báo gia hạn là email của bạn, thông tin chủ thể là công ty bạn. Đơn vị làm web chỉ cần quyền trỏ tên miền về máy chủ, không cần quyền sở hữu. Với tên miền .vn, hồ sơ chủ thể là doanh nghiệp cần giấy đăng ký kinh doanh; giữ bản mềm sẵn.
Hosting (lưu trữ) là gì, có mấy loại
Hosting là máy chủ chứa tệp và cơ sở dữ liệu của website, chạy 24/7 để khách mở được. Ba loại hay gặp với doanh nghiệp nhỏ:
| Loại | Phù hợp khi | Điểm cần biết |
|---|---|---|
| Hosting chia sẻ | Website giới thiệu ít khách, ngân sách thấp | Nhiều website chung một máy; chậm giờ cao điểm; ít quyền can thiệp |
| Máy chủ riêng ảo (VPS) / đám mây | Website doanh nghiệp, bán hàng, khoá học | Tài nguyên riêng, chủ động nâng cấp; cần người quản trị hoặc đơn vị bảo trì |
| Hosting kèm quản trị (managed) | Không muốn lo kỹ thuật | Đơn vị lo cập nhật, sao lưu, bảo mật; trả theo tháng hoặc năm |
Điều quan trọng hơn loại là ba câu hỏi: máy chủ đặt ở đâu (khách Việt Nam thì đặt ở Việt Nam), sao lưu tự động bao lâu một lần và giữ bao lâu, và khi website lỗi lúc 9 giờ tối thì ai sửa, trong bao lâu.
Những khoản trả hằng năm và khoản trả một lần
- Trả một lần: thiết kế và dựng website. Bàn giao xong là của bạn.
- Trả hằng năm: tên miền (vài trăm nghìn), hosting (tuỳ loại), chứng chỉ bảo mật SSL (nhiều nơi đã kèm miễn phí), và gói bảo trì nếu bạn thuê.
- Trả khi dùng: email doanh nghiệp theo tên miền, dịch vụ gửi email hàng loạt, cổng thanh toán.
Yêu cầu báo giá tách rõ ba nhóm này và ghi ngày hết hạn của từng khoản hằng năm vào lịch công ty. Tên miền hết hạn mà không ai để ý là cách phổ biến nhất để mất website.
Bạn phải cầm trong tay những gì sau bàn giao
- Tài khoản nhà đăng ký tên miền đứng tên công ty, đăng nhập được.
- Tài khoản hosting hoặc máy chủ, hoặc hợp đồng ghi rõ máy chủ của ai và điều kiện chuyển đi.
- Tài khoản quản trị website cấp cao nhất, do bạn đổi mật khẩu.
- Bản sao lưu toàn bộ website (tệp và cơ sở dữ liệu) tại thời điểm bàn giao, và cách lấy bản sao lưu định kỳ.
- Quyền Search Console và Analytics trên tài khoản Google của công ty.
Năm mục này nằm trong danh sách kiểm tra khi nhận bàn giao; thiếu mục nào thì ghi vào biên bản trước khi ký.
Khi nào nên để đơn vị làm web lo luôn hosting
Nếu công ty không có người kỹ thuật, để đơn vị làm web lo máy chủ, sao lưu và cập nhật theo gói bảo trì là hợp lý, với hai điều kiện: tên miền vẫn đứng tên bạn, và hợp đồng ghi rõ bạn nhận được bản sao lưu đầy đủ khi muốn chuyển đi. Dù thuê ai, hãy đòi hai điều kiện đó bằng văn bản trước khi trả tiền năm đầu; nội dung một gói lưu trữ và bảo trì thường gồm những gì, xem ở trang dịch vụ.
Tóm lại
- Tên miền phải đứng tên công ty bạn; đơn vị làm web chỉ cần quyền trỏ.
- Hosting: hỏi máy chủ ở đâu, sao lưu thế nào, ai sửa khi lỗi; loại nào không quan trọng bằng ba câu đó.
- Tách rõ khoản trả một lần và khoản hằng năm; ghi ngày hết hạn vào lịch.